А А А
Шрифт:
Arial Time new roman
Интервал между буквами (Кернинг):
Стандартный Средний Большой
RU EN

Порядок работы с обращениями граждан в администрации г. Владивостока

Приложение к постановлению главы города Владивостока от 08.07.2009 № 775 в редакции постановлений №1465 от 02.12.2010, №172 от 24.02.2011

Конституцией Российской Федерации предусмотрено право граждан направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

1. Общие положения

1.1. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации города Владивостока (далее - Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иными федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Приморского края, Уставом города Владивостока.

1.2. Настоящий Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, анализу их содержания, проведению личного приема граждан в администрации города Владивостока.

1.3. Рассмотрение обращений граждан является прямой служебной обязанностью должностных лиц администрации города Владивостока.

Администрация города Владивостока и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Муниципальные служащие, работники администрации города Владивостока, осуществляющие работу с обращениями граждан в порядке исполнения поручений должностных лиц администрации г. Владивостока или в порядке исполнения обязанностей муниципальной службы, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.

1.4. В администрации города Владивостока (далее - администрация) делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется непосредственно отделом по работе с обращениями граждан.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации осуществляются отделом по работе с обращениями граждан.

2. Основные термины, используемые в данном Порядке

Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициатором коллективного обращения) или путем сбора подписей.

Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в администрации города Владивостока.

3. Прием и первичная обработка обращений

3.1. Обращения граждан в администрацию города Владивостока могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.

3.2. Письменные обращения, адресованные главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации, поступают в отдел по работе с обращениями граждан (Океанский пр-т, 15/3, каб. 7).

3.3. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку "лично", обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Порядком.

3.4. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан в процессе первичной обработки проверяют адрес получателя корреспонденции, вскрывают конверты, проверяют комплектность и целостность документов и приложений к ним.

При обнаружении некомплектности или повреждений документа на оборотной стороне последнего листа обращения ставится соответствующая отметка, составляется в двух экземплярах акт. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой хранится в отделе по работе с обращениями граждан.

3.5. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается отделом по работе с обращениями граждан по назначению, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.

3.6. Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма.

3.7. Служебные письма (документы на официальном бланке или, имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей), а также письма депутатов без приложений к ним обращений граждан не регистрируются, а передаются в управление делопроизводства для централизованной обработки.

4. Регистрация письменных обращений

4.1. Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других видов документов.

4.2. Все поступающие в администрацию города Владивостока письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней.

4.3. Обращение регистрируется один раз. При передаче обращения из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.

4.4. Для регистрации обращений применяются единые регистрационные формы электронной программы учета и поиска документов (форма № 1).

4.5. На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с указанием наименования администрации города Владивостока, отдела по работе с обращениями граждан, даты поступления обращения и порядкового регистрационного номера.

4.6. В электронную учетную карточку письма вносятся:

фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже);

дата поступления обращения; почтовый адрес заявителя;

адресат обращения (глава города, первые заместители, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации).

Отмечается вид обращения (заявление, предложение, жалоба), указывается, от кого поступило обращение (лично от гражданина, с личного приема или переслано другим адресатом). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправки.

Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ. В электронной учетной карточке обращения делается отметка "коллективное".

Определяется и отмечается социальное положение и льготный состав авторов (кроме коллективных).

Письмо проверяется на повторность. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. В электронной учетной карточке обращения делается отметка "повторно" и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений.

Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

Указывается количество листов письма и приложений к нему.

Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения.

Указывается тема обращения согласно классификатору тем обращений.

Определяется и отмечается ответственный исполнитель.

Если в письме ставится ряд вопросов, для разрешения которых определяется несколько ответственных исполнителей, то в электронной программе учета и поиска документов на одно обращение создается несколько электронных учетных карточек путем добавления к основному регистрационному номеру буквенных индексов "а", "б", "в" и т.д.

4.7. После ввода данных в электронную программу учета и поиска документов выводится на печать контрольная карточка и прикрепляется к зарегистрированному обращению (форма № 2).

4.8. Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации в соответствии с распределением обязанностей и руководителям структурных подразделений администрации по их компетенции.

4.9. Рассмотрение зарегистрированных обращений руководителями производится, как правило, в день их поступления.

Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на контрольной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.

Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.

4.10. Рассмотренные главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации обращения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для внесения в электронную учетную карточку содержания резолюции и передачи непосредственным исполнителям.

5. Рассмотрение обращения

5.1. Обращение, поступившее в администрацию города Владивостока или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

5.2. При поступлении обращения глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений либо уполномоченные на то лица в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии его к рассмотрению либо направлении в государственный орган или другой орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) в зависимости от поднятых в заявлении вопросов.

5.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Владивостока, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в п. 6.1.4. настоящего Порядка. В случае необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

5.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

5.5. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

не предполагающие ответа;

не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора;

связанные с рекламой товаров и услуг.

5.6. Глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации и руководители структурных подразделений администрации при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место;

запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в п. 6.1.1., п. 6.1.6. настоящего Порядка;

уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией (форма № 3, пример № 1).

5.7. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

5.8. Требования к оформлению ответов:

5.8.1. Подготовленный в адрес заявителя ответ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы города Владивостока от 25.02.2009 № 170 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока".

5.8.2. В случае рассмотрения обращения с выездом на место в ответном документе должно быть отражено данное обстоятельство (форма № 3, пример № 2).

5.8.3. Ответ на обращение подписывается главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями структурных подразделений (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право) либо уполномоченным на то лицом.

5.8.4. Ответному документу присваивается регистрационный номер поступившего на исполнение обращения.

6. Работа с отдельными видами обращений

6.1. Порядок рассмотрения отдельных обращений:

6.1.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготовленном, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

6.1.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (форма № 3, пример № 3).

6.1.3. Администрация города Владивостока или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом (форма № 3, пример № 4).

6.1.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (форма № 3, пример № 5).

6.1.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава города, первые заместители, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений (если обращение было им адресовано) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию города Владивостока или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (форма № 3, пример № 6).

6.1.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (форма № 3, пример № 7).

6.2. Порядок рассмотрения обращений депутатов:

6.2.1. Депутатским письмом является обращение, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).

6.2.2. Рассмотрение обращений депутатов, к которым приложены письма граждан, осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

6.2.3. Поступающие в администрацию города Владивостока письма депутатов, к которым приложены обращения граждан, обрабатываются, регистрируются, направляются на рассмотрение главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации в соответствии с настоящим Порядком.

6.2.4. Администрация города Владивостока, должностные лица администрации обязаны дать депутату ответ на его обращение или представить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководители администрации города Владивостока и должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в трехдневный срок со дня получения обращения депутата.

6.2.5. Окончательный ответ представляется депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутату Думы города Владивостока в течение 30 дней, депутату Законодательного Собрания Приморского края не позднее 15 дней со дня получения обращения депутата.

6.2.6. Ответ на обращение депутата должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.2.7. Отдел по работе с обращениями граждан анализирует количество, характер и содержание обращений депутатов и информирует об этом главу города Владивостока, первых заместителей, заместителей главы администрации.

6.3. Порядок рассмотрения обращений, поступивших из администрации Приморского края:

6.3.1. При подготовке ответов на обращения, поступившие из администрации Приморского края, необходимо ссылаться на регистрационный номер администрации Приморского края.

6.3.2. Примерные варианты ответов на обращения, поступившие из администрации Приморского края, приведены в форме № 3 (примеры № 8, 9).

6.3.3. Ответы на обращения, поступившие из администрации Приморского края, должны, как правило, подписываться главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями структурных подразделений (если обращение было им адресовано).

6.3.4. утратил силу

6.4. Порядок рассмотрения обращений, переданных главе города Владивостока во время проведения его встреч с жителями города:

Письма, переданные главе города во время проведения его встреч с жителями города, регистрируются, рассматриваются безотлагательно и, как правило, ставятся отделом по работе с обращениями граждан на особый контроль. В электронной учетной карточке делается соответствующая отметка. Направление на исполнение таких обращений осуществляется по решению главы города Владивостока, первых заместителей, заместителей главы администрации в соответствии с распределением обязанностей. Ход и итоги их рассмотрения докладываются отделом по работе с обращениями граждан главе города Владивостока.

6.5. Порядок рассмотрения обращений с просьбами о личном приеме у должностных лиц:

Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц администрации города Владивостока рассматриваются как обычные обращения. Как правило, авторам направляются сообщения о порядке приема граждан в администрации города Владивостока, а заявления, не содержащие иных вопросов, после направления сообщения оформляются "В дело" как исполненные.

6.6. Порядок рассмотрения обращения, поступившего в форме электронного документа:

6.6.1. Обращение, поступившее в администрацию города Владивостока или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

6.6.2. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Для отправки ответа на обращение по электронной почте создается электронный образ документа с помощью сканирования ответа, оформленного на бумажном носителе.

Отправка электронного письма осуществляется с официального адреса электронной почты администрации города Владивостока.

В реестре отправки документов делается отметка об отправке по электронной почте.

6.6.3. После отправки электронной версии документа на оборотной стороне оригинала проставляется дата и время отправки, подпись и расшифровка подписи исполнителя, документ формируется в дело.

6.7. Порядок рассмотрения обращений с подарками и вложениями в конверты без писем:

Конверты без писем с подарками и вложениями направляются на рассмотрение в соответствии с решением заместителя главы администрации, курирующего работу отдела по работе с обращениями граждан. Деньги, ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовые книжки, другие документы и предметы возвращаются авторам обращений.

7. Сроки рассмотрения письменного обращения

7.1. Письменное обращение, поступившее в администрацию города Владивостока или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

7.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Информация о продлении сроков рассмотрения обращения вносится специалистами отдела по работе с обращениями граждан в электронную учетную карточку.

8. Контроль за исполнением

8.1. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в администрации города Владивостока осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

8.2. Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений.

8.3. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.

8.4. Письма граждан, поступившие в администрацию города Владивостока из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, администрации Приморского края, Законодательного Собрания Приморского края, Думы города Владивостока, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти органы власти, а также обращения, поступившие на личных приемах граждан, берутся на особый контроль и рассматриваются в первую очередь. В этих случаях на контрольной карточке и обращении в правом верхнем углу проставляется штамп "контроль".

8.5. Все движение контролируемого документа, передача его из одного структурного подразделения в другое отмечается специалистами отдела по работе с обращениями граждан в электронной учетной карточке с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.

8.6. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после окончательного ответа и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству.

8.7. Решение о снятии обращения с контроля принимается руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению, или другим должностным лицом администрации, ответственным за своевременное и правильное рассмотрение обращений. Снятие обращения с контроля оформляется надписью на документе "В дело", подписью лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.

9. Отправка корреспонденции по обращениям граждан

9.1. Отправляемая корреспонденция по обращениям граждан администрации города Владивостока, а также и документы, отправляемые структурными подразделениями, передаются почтовой или электрической связью.

9.2. Подписанные главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации документы передаются исполнителями в отдел по работе с обращениями граждан для централизованной регистрации и отправки по назначению. При этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.

Отправляемые документы должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и (или) электронного адреса или с указанием на рассылку.

Количество экземпляров отправляемых документов должно соответствовать числу адресатов.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

Копия зарегистрированного отправляемого документа остается в отделе по работе с обращениями граждан и оформляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются по назначению отделом по работе с обращениями граждан в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

9.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

9.4. Отправляемая корреспонденция вносится в реестр.

10. Формирование и хранение дел

10.1. Обращения граждан после их разрешения в обязательном порядке возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан с копией ответа и прилагаемыми материалами для централизованного формирования и хранения.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

10.2. Формирование и хранение дел постоянного и временного сроков хранения осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

10.3. Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их исполнением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Каждое предложение, заявление, жалоба составляют в деле самостоятельную группу.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов.

10.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

10.5. Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с пунктом 183 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558. Обращения личного характера подлежат хранению в течение пяти лет ЭПК. Обращения оперативного характера подлежат хранению в течение пяти лет, в случае неоднократного обращения - в течение пяти лет после последнего рассмотрения. Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции, хранятся постоянно. Оформление архивных дел постоянного хранения обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан - специалистами, ответственными за делопроизводство и архив.

Завершенные дела постоянного хранения, включенные в сводную опись администрации города Владивостока, хранятся в отделе по работе с обращениями граждан в течение трех лет, а затем передаются в архивный отдел управления делопроизводства, выполняющий функции муниципального архива.

10.6. Выдача дел другим структурным подразделениям администрации производится с разрешения начальника отдела по работе с обращениями граждан. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (форма № 4).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы города Владивостока или заместителя главы администрации, курирующего работу отдела по работе с обращениями граждан, на срок не более трех месяцев. Выдача дел оформляется актом.

По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в администрацию города из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа о результатах рассмотрения его обращения в администрации. Выдача гражданину копии истребуемого им письменного ответа осуществляется с разрешения начальника отдела по работе с обращениями граждан, по предъявлению документа, удостоверяющего личность заявителя.

10.7. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан ведут учет документов, сформированных в дело и выданных на временное пользование специалистам.

10.8. Архивные дела, не имеющие научно-исторической ценности, и утратившие практическое значение документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению в порядке, установленном Инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы города Владивостока от 25.02.2009 № 170 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока".

10.9. Ответственность за сохранность документов и дел по обращениям граждан и использование их в справочных целях в администрации города Владивостока возлагается на начальника отдела по работе с обращениями граждан, руководителей структурных подразделений администрации и должностных лиц, работающих с обращениями граждан.

11. Организация приема граждан

11.1. Личный прием граждан главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации осуществляется в соответствии с ежемесячно утверждаемым главой города Владивостока графиком.

11.2. График приема граждан по личным вопросам руководителями администрации вывешивается в здании, где находится отдел по работе с обращениями граждан (Океанский пр., 15/3), в бюро пропусков (Океанский пр., 20), рассылается в структурные подразделения администрации, доводится до сведения граждан через средства массовой информации, размещается на официальном сайте администрации города Владивостока.

11.3. Личный прием граждан главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации проводится в Общественной приемной главы города по адресу: ул. Фонтанная, 47, в приемные дни с 15:00 до 18:00.

Личный прием граждан руководителями структурных подразделений проводится в Общественной приемной главы города Владивостока по адресу: ул.Фонтанная, 47, либо на рабочих местах, в приемные дни с 15:00 до 18:00.

11.4. Запись на личный прием к главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации производится в первый рабочий день месяца в Общественной приемной главы города Владивостока по адресу: ул. Фонтанная, 47, с 9:00 при личном присутствии заявителя.

Основанием записи на прием к главе города Владивостока являются предыдущие обращения в структурные подразделения администрации города Владивостока или к должностным лицам, которыми вопрос заявителя не был решен.

В иных случаях производится запись на личный прием к первым заместителям, заместителям главы администрации и (или) к руководителям структурных подразделений администрации, исходя из содержания обращения гражданина и подведомственности поставленных вопросов.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не относятся к ведению администрации города Владивостока, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

11.5. Запись на повторный прием к главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

11.6. Для учета приема граждан главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации используются специальные журналы и карточки личного приема (форма № 5). Журналы должны быть прошиты и пронумерованы.

11.7. Подготовка приема осуществляется по окончании записи на прием. Формируются карточки личного приема, одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалисты отдела по работе с обращениями граждан могут запрашивать по вопросу заявителя любую дополнительную информацию в структурных подразделениях администрации, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.

11.8. Во время приема граждан вместе с главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации присутствуют помощники и специалисты отдела по работе с обращениями граждан. При необходимости на прием могут быть приглашены и другие специалисты администрации города Владивостока.

Во время проведения приема граждан главой города Владивостока руководители структурных подразделений администрации или их заместители должны находиться на своих рабочих местах для оперативного решения вопросов в случае необходимости.

11.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

11.10. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

11.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

11.12. Результат рассмотрения обращения гражданина должен быть отражен в виде резолюции в карточке личного приема. Должностное лицо, осуществляющее прием, в карточке личного приема делает отметку "Разъяснено" в случае если заявителю даны исчерпывающие разъяснения и вопрос считается закрытым. Если вопрос требует дополнительного рассмотрения, то руководитель в резолюции назначает исполнителя, излагает поручения и указывает контрольный срок их исполнения.

Если в резолюции не проставлен конкретный срок исполнения по вопросу, то контрольным сроком исполнения считается 30 дней от даты приема.

11.13. После окончания приема карточки личного приема с поручениями главы города Владивостока, первых заместителей, заместителей главы администрации передаются исполнителям и ставятся на контроль в отделе по работе с обращениями граждан в течение одного рабочего дня.

В дальнейшем работа осуществляется так же, как и с письменными обращениями в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывают должностные лица, осуществляющие прием граждан.

Результаты рассмотрения заявлений с личных приемов докладываются отделом по работе с обращениями граждан главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации, осуществляющим прием граждан, и заместителю главы администрации, курирующему отдел по работе с обращениями граждан.

12. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

12.1. Аналитическая работа по обращениям граждан ведется отделом по работе с обращениями граждан в тесном взаимодействии со структурными подразделениями администрации.

12.2. Отдел по работе с обращениями граждан на основе систематического анализа и обобщения обращений граждан ежеквартально готовит и направляет главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации информацию о количестве и характере поступивших обращений граждан, принятых мерах по их разрешению.

Информация о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях ежемесячно направляется отделом по работе с обращениями граждан главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации.

12.3. Руководители структурных подразделений администрации должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.

12.4. Руководители структурных подразделений администрации должны ежеквартально до 15 числа первого месяца следующего квартала представлять в отдел по работе с обращениями граждан отчеты о состоянии работы с обращениями в подразделениях для обобщения сведений и информирования главы города Владивостока, первых заместителей, заместителей главы администрации.

В отчете должно быть отражено:

количество поступивших обращений;

по каким основным вопросам поступили обращения;

количество повторных обращений;

количество коллективных обращений;

количество исполненных обращений;

количество обращений, рассмотренных с выездом на место;

количество обращений, исполненных с нарушением установленных законодательством сроков;

результаты рассмотрения обращений (дано разъяснение, принято положительное решение, отказано в удовлетворении просьбы, принято к сведению, оставлено без рассмотрения, переадресовано в государственные органы, другие органы местного самоуправления, организации и службы);

количество обращений, оставшихся на исполнении;

количество граждан, принятых на личном приеме;

какие меры принимаются по улучшению исполнительской дисциплины и качества рассмотрения первичных обращений граждан.

13. Организация работы с обращениями граждан в структурных подразделениях

13.1. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступающими обращениями граждан, обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.

13.2. Учет поступления, прохождения и исполнения обращений граждан в структурных подразделениях осуществляется на основе электронной программы учета и поиска документов (для подразделений, подключенных к данной программе).

В подразделениях, не подключенных к электронной программе учета и поиска документов, учет обращений граждан осуществляется с использованием персональных компьютеров.

13.3. В структурных подразделениях администрации города Владивостока ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан осуществляется работником, на которого возложены данные обязанности.

13.4. На ответственных за делопроизводство по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагаются следующие функции:

получение зарегистрированных обращений в управлении делопроизводства;

учет полученных обращений;

передача обращений граждан на рассмотрение руководителю структурного подразделения;

получение рассмотренных руководителем обращений граждан, внесение информации об исполнителях в электронную учетную карточку (для подразделений, подключенных к электронной программе учета и поиска документов);

передача обращений граждан по резолюции руководителя непосредственным исполнителям;

организация контроля исполнения обращений граждан;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения обращений граждан;

подготовка руководителю еженедельной информации о находящихся на исполнении обращениях граждан и состоянии исполнительской дисциплины;

подготовка напоминаний исполнителям по срокам исполнения обращений граждан;

передача исполненных обращений граждан в отдел по работе с обращениями граждан для снятия с контроля;

регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения;

отправка корреспонденции по обращениям граждан, подписанной руководителем структурного подразделения.

Заместитель главы администрации Е.Б. Щеголева

Администрация города Владивостока, 2009 г.


Изменения:

  • Постановление №1465 от 02.12.2010 г. 
    О внесении изменений в постановление главы города Владивостока от 08.07.2009 №775 "Об утверждении Порядка работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации города Владивостока"
  • Постановление №172 от 24.02.2011 г. 
    О внесении изменений в постановление главы города Владивостока от 08.07.2009 №775 "Об утверждении Порядка работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации города Владивостока"
  • Постановление №4212 от 05.12.2012 г. 
    О внесении изменений в постановление главы города Владивостока от 08.07.2009 № 775 «Об утверждении Порядка работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации города Владивостока»
  • Постановление №268 от 05.02.2013 г. 
    О внесении изменений в постановление главы города Владивостока от 08.07.2009 № 775 «Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в администрации города Владивостока»

        ДВ-гектар.png  Горячая линия.png линия3.jpg