А А А
Шрифт:
Arial Time new roman
Интервал между буквами (Кернинг):
Стандартный Средний Большой
RU EN

Управление делопроизводства администрации г.Владивостока

Адрес: Океанский проспект, д.20, г.Владивосток, 690091.

E-mail для приема электронных писем юридических лиц, обращений и запросов депутатов, требований, представлений, протестов, запросов прокуратуры – dokument@vlc.ru , adminvlc@vlc.ru.   

Электронные письма, направленные по указанному адресу электронной почты, в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» не являются обращениями граждан и рассмотрению в порядке, установленном названным Федеральным законом, не подлежат.

Для направления обращения главе города Владивостока или в администрацию города Владивостока необходимо перейти на страницу интернет-приёмной администрации города Владивостока http://www.vlc.ru/feedback

Для получения подробной информации о способах направления обращения главе города Владивостока или в администрацию города Владивостока необходимо перейти на страницу http://www.vlc.ru/feedback/faq

Персональные данные, содержащиеся в обращениях, направленных в электронной форме через интернет-приёмную администрации города Владивостока, обрабатываются и защищаются с соблюдением требований действующего законодательства Российской Федерации о персональных данных.

Порядок приема, рассмотрения и отправки документов

Порядок приема, рассмотрения и отправки документов управлением делопроизводства установлен Инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы города Владивостока от 25.02.2009 № 170.

В управлении делопроизводства регистрируются следующие документы:

  • правовые акты главы города и администрации города Владивостока;

  • письма юридических лиц;

  • письменные обращения и запросы депутатов;

  • требования, представления, протесты, предостережения, запросы прокуратуры;

  • инициативные и ответные письма, подписанные главой города, первыми заместителями, заместителями главы администрации города;

  • документы служебной переписки (докладные, служебные записки).

Прием документов осуществляется управлением делопроизводства в рабочие дни: понедельник – четверг с 9:00 до 18:00, пятница с 9:00 до 16:45, (обед с 13.00 до 13.45) по адресу: Океанский проспект, д. 20, каб. 710б.

Документы регистрируются в день их поступления. При поступлении документов после 16 часов, как правило, датой регистрации является следующий рабочий день.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систему.

Поступившие документы под зарегистрированными номерами проходят исполнение во всех органах администрации города.

Зарегистрированные и оформленные документы передаются на рассмотрение главе города, первым заместителям, заместителям главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей и непосредственно руководителям органов администрации в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.

Рассмотрение зарегистрированных документов производится, как правило, в день их поступления.

Поручение по исполнению документа фиксируется в регистрационной карточке (автор резолюции, текст поручения, фамилии исполнителей документа, назначенный срок исполнения).

Оперативный автоматизированный контроль исполнения поступающих документов служебной переписки, поручений, содержащихся в резолюциях главы города, первых заместителей, заместителей главы администрации, осуществляют управление делопроизводства и органы администрации.

Отправляемые документы передаются почтовой и электрической связью посредством использования информационно–телекоммуникационных сетей.

Срочность отправки (доставки) документа согласовывается исполнителем с руководителем, подписывающим документ.

Отправляемые документы, поступившие на регистрацию и отправку после 16 часов, как правило, оформляются следующим рабочим днем.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Наименование должности

Ф.И.О.

Номер телефона

Начальник управления

Телегина Ольга Петровна

261-42-95

Заместитель начальника управления

Мартышев Алексей Владимирович

261-40-84

Отдел документационного обеспечения управления

Начальник отдела

Крупин Юрий Васильевич

222-42-18 (факс)
261-42-21
226-92-82

Архивный отдел

Начальник отдела

Терехова Светлана Владимировна

261-40-83

Отдел распорядительных документов

Начальник отдела

Мазур Екатерина Владимировна

261-40-86

Цели, задачи и функции управления делопроизводства

Основными целями управления являются: обеспечение функционирования единой системы делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело», руководство, координация, контроль и реализация документационного обеспечения управления в администрации.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

  • обеспечение единого порядка прохождения документов и операций, производимых с ними;

  • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами, организация и реализация электронного документооборота в администрации;

  • контроль исполнения документов служебной переписки, контроль за подготовкой документов администрации, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;

  • комплектование (формирование), хранение, учет и использование документов и фондов (архивных фондов), образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности администрации;

  • сокращение документооборота, количества форм документов;

  • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в администрации.  

В соответствии с нормами действующих правовых актов, определяющих компетенцию администрации как органа местного самоуправления, управление выполняет следующие функции:

по организационной работе:

  • обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело» (совместно с управлением информационно-программного обеспечения администрации);

  • обеспечивает централизованное получение заказной (простой) корреспонденции и телеграмм администрации, отправку документов почтовой связью в установленном порядке;

  • обеспечивает централизованную регистрацию поступающих писем юридических лиц, правовых актов главы города Владивостока и администрации города Владивостока в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» и базе данных «Правовые акты»;

  • обеспечивает оформление инициативных и ответных писем администрации города, подписанных электронной подписью (далее – ЭП) руководством администрации города Владивостока, на бумажном носителе со штампом визуализации в установленном порядке;

  • в соответствии с заключенными администрацией города Владивостока соглашениями (регламентами) обеспечивает обмен официальными электронными документами с юридическими лицами с использованием официальных адресов электронной почты, средствами межведомственного электронного документооборота;

  • обеспечивает выдачу заверенных копий находящихся на хранении правовых актов постоянного хранения по основной деятельности, распорядительных документов по личному составу сроком хранения 75 лет на бумажном носителе по запросам органов администрации, письменным заявлениям физических и юридических лиц;

  • обеспечивает общий контроль состояния исполнительской дисциплины в органах администрации, направляет им напоминания по неисполненным документам служебной переписки, в том числе по контрольным документам органов прокуратуры;

  • осуществляет внутренний финансовый контроль в отношении выполняемых бюджетных процедур;

по обеспечению единого порядка документирования и организации работы с документами:

  • оказывает методическую и практическую помощь органам администрации по вопросам документирования, организации работы с официальными документами в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело»;

  • обеспечивает контроль соблюдения единого порядка документирования и организации работы с документами в органах администрации;

по обеспечению управления архивным делом на территории Владивостокского городского округа в области хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока:

  • координирует деятельность органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока по вопросам комплектования, хранения, учета и использования архивных документов и архивных фондов;

  • осуществляет контроль за подготовкой документов администрации, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;

  • организует комплектование (формирование), хранение, учет и использование документов и фондов (архивных фондов), образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности администрации;

  • обеспечивает сохранность и организацию учета документов управления и органов администрации, не являющихся самостоятельными источниками комплектования архивного фонда города Владивостока;

  • осуществляет общее руководство муниципальным казенным учреждением «Архив города Владивостока» (далее – МКУ «Архив города Владивостока»), обеспечивает процесс управления и первичного контроля за его деятельностью;

  • осуществляет ведомственный контроль в сфере закупок в отношении подведомственного МКУ «Архив города Владивостока»;

  • организует применение автоматизированных архивных технологий, внедрение системы автоматизированной архивной деятельности «Архивное дело», реализацию единых принципов информатизации архивного дела;

  • оказывает информационно-методическую и практическую помощь в области архивного дела МКУ «Архив города Владивостока», органам местного самоуправления, иным муниципальным органам, муниципальным учреждениям и предприятиям города Владивостока, а также физическим и юридическим лицам.

Перечень законов и иных нормативных правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции управления

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
  3. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
  4. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
  5. Приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
  6. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

  7. Муниципальный правовой акт города Владивостока от 07.03.2006 № 13-МПА «Положение о формировании и содержании муниципального архива Владивостокского городского округа»
  8. Постановление главы города Владивостока от 25.02.2009 № 170 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока»
  9. Постановление администрации города Владивостока от 01.07.2011 № 1800 «Об утверждении Положения об управлении делопроизводства и положений об отделах управления делопроизводства администрации города Владивостока»
  10. Постановление администрации города Владивостока от 21.09.2015 № 9641
    Об утверждении Перечня мероприятий по обеспечению сохранности, учета, комплектования и использования архивных документов по основной деятельности и по личному составу органов местного самоуправления города Владивостока, Владивостокской городской муниципальной избирательной комиссии, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока, общественных организаций города Владивостока на 2016-2018 годы
  11. Постановление администрации города Владивостока от 19.11.2010 № 1397
    Об утверждении регламента предоставления администрацией города Владивостока услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами), за исключением выдачи копий документов, подтверждающих право на владение землей
  12. Постановление администрации г. Владивостока от 19.11.2010 № 1398
    Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»
  13. Постановление администрации г. Владивостока от 04.05.2011 № 1023
    Об утверждении регламента предоставления администрацией города Владивостока услуги «Предоставление документов для научных и иных исследований

Отчетная информация о работе управления с документами в 2017 году

В течение 2017 года принято и зарегистрировано 35 947 писем юридических лиц, обращений и запросов депутатов, требований, представлений, предостережений, протестов, запросов органов прокуратуры, из них: 9 572 (28%) – по вопросам муниципальной собственности, градостроительства и архитектуры, 4 136 (12%) – по вопросам благоустройства объектов города, 3 972 (11%) – по вопросам соблюдения законодательства, 3 362 (10%) – по вопросам образования, 3 154 (9%) – по вопросам ЖКХ.

Издано 3 180 постановлений главы и администрации города Владивостока, из них: 779 (24,5%) постановлений по жилищным вопросам, 1 310 (41,2%) – по земельным вопросам.

Исполнен 301 тематический (о выдаче копий правовых актов) и социально-правовой (о выдаче справок о стаже и заработной плате) запрос физических и юридических лиц.

Услуги

Документы, находящиеся на хранении в управлении

  • При необходимости, для поиска документов пользователям архивной информации могут быть предоставлены оцифрованные описи дел.

Муниципальное казенное учреждение «Архив города Владивостока»



100-летие государственной архивной службы России



             ДВ-гектар.png

   Парковка3.png      линия3.jpg      

   Горячая линия.png  Занятость.jpg  golos25.gif