А А А
Шрифт:
Arial Time new roman
Интервал между буквами (Кернинг):
Стандартный Средний Большой
RU EN

Управление делопроизводства администрации г.Владивостока

Адрес: Океанский проспект, д.20, г.Владивосток, 690091.

E-mail для приема электронных писем юридических лиц, обращений и запросов депутатов, требований, представлений, протестов, запросов прокуратуры – dokument@vlc.ru , adminvlc@vlc.ru.   

Электронные письма, направленные по указанному адресу электронной почты, в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» не являются обращениями граждан и рассмотрению в порядке, установленном названным Федеральным законом, не подлежат.

Для направления обращения главе города Владивостока или в администрацию города Владивостока необходимо перейти на страницу интернет-приёмной администрации города Владивостока http://www.vlc.ru/feedback

Для получения подробной информации о способах направления обращения главе города Владивостока или в администрацию города Владивостока необходимо перейти на страницу http://www.vlc.ru/feedback/faq

Персональные данные, содержащиеся в обращениях, направленных в электронной форме через интернет-приёмную администрации города Владивостока, обрабатываются и защищаются с соблюдением требований действующего законодательства Российской Федерации о персональных данных.

Наименование должности

Ф.И.О.

Номер телефона

Начальник управления

Телегина Ольга Петровна

261-42-95

Заместитель начальника управления

Мартышев Алексей Владимирович

261-40-84

Отдел документационного обеспечения управления

Начальник отдела

Белозерова Елена Евгеньевна

222-42-18 (факс)
261-42-21
226-92-82

Архивный отдел

Начальник отдела

Терехова Светлана Владимировна

261-40-83
261-41-08

Отдел распорядительных документов

Начальник отдела

Мазур Екатерина Владимировна

261-40-86

Порядок приема, рассмотрения и отправки документов

Порядок приема, рассмотрения и отправки документов управлением делопроизводства установлен Инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы города Владивостока от 25.02.2009 № 170.

В управлении делопроизводства регистрируются следующие документы:

    • правовые акты главы города и администрации города Владивостока;
    • письма юридических лиц;
    • письменные обращения и запросы депутатов;
    • требования, представления, протесты, запросы прокуратуры;
    • отправляемые документы (главы города, первых заместителей, заместителей главы администрации города);
    • документы служебной переписки (докладные, служебные записки).

Прием документов осуществляется управлением делопроизводства в рабочие дни: понедельник – четверг с 9:00 до 18:00, пятница с 9:00 до 16:45 по адресу: Океанский проспект, д. 20, каб. 710б.

Документы регистрируются в день их поступления. При поступлении документов после 16 часов, как правило, датой регистрации является следующий рабочий день.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систему.

Поступившие документы под зарегистрированными номерами проходят исполнение во всех органах администрации города.

Зарегистрированные и оформленные документы передаются на рассмотрение главе города, первым заместителям, заместителям главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей и непосредственно руководителям органов администрации в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.

Рассмотрение зарегистрированных документов производится, как правило, в день их поступления.

Поручение по исполнению документа фиксируется в регистрационной карточке (автор резолюции, текст поручения, фамилии исполнителей документа, назначенный срок исполнения).

Оперативный автоматизированный контроль исполнения поступающих документов служебной переписки, поручений, содержащихся в резолюциях главы города, первых заместителей, заместителей главы администрации, осуществляют управление делопроизводства и органы администрации.

Отправляемые документы передаются почтовой и электрической связью посредством использования информационно–телекоммуникационных сетей.

Срочность отправки (доставки) документа согласовывается исполнителем с руководителем, подписывающим документ.

Отправляемые документы, поступившие на регистрацию и отправку после 16 часов, как правило, оформляются следующим рабочим днем.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Цели, задачи и функции управления делопроизводства

Основными целями управления являются: обеспечение функционирования единой системы делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело», руководство, координация, контроль и реализация документационного обеспечения управления в администрации.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

  • обеспечение единого порядка прохождения документов и операций, производимых с ними;
  • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами, организация и реализация электронного документооборота в администрации;
  • обеспечение унифицированного документирования и единого порядка организации работы с документами;
  • контроль исполнения документов служебной переписки, контроль за подготовкой документов администрации, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;
  • комплектование (формирование), хранение, учет и использование документов и фондов (архивных фондов), образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности администрации;
  • сокращение документооборота, количества форм документов;
  • разработка, внедрение и использование унифицированных форм документов администрации;
  • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в администрации;
  • выполнение требований законодательства Российской Федерации при работе со сведениями, отнесёнными к конфиденциальной информации.

В соответствии с нормами действующих правовых актов, определяющих компетенцию администрации как органа местного самоуправления, управление выполняет следующие функции:

по организационной работе:

  • обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело» (совместно с управлением информационно-программного обеспечения администрации);
  • обеспечивает централизованное получение заказной (простой) корреспонденции и телеграмм администрации, отправку документов почтовой связью в установленном порядке;
  • обеспечивает централизованную регистрацию поступающих документов, правовых актов главы города Владивостока и администрации в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» и базе данных «Правовые акты»;
  • обеспечивает проверку подлинности электронной подписи (далее – ЭП) и перевод на бумажный носитель инициативных и ответных (с индексом «Д») писем, подписанных ЭП первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации с удостоверением штампом в установленном порядке;
  • в соответствии с заключенными администрацией соглашениями обеспечивает обмен официальными электронными документами с юридическими лицами с использованием официальных адресов электронной почты;
  • обеспечивает выдачу заверенных копий правовых актов постоянного хранения по основной деятельности, распорядительных документов по личному составу сроком хранения 75 лет на бумажном носителе по запросам органов администрации, письменным заявлениям физических и юридических лиц;
  • обеспечивает общий контроль состояния исполнительской дисциплины в органах администрации, направляет им напоминания по неисполненным документам служебной переписки, в том числе по контрольным документам органов прокуратуры;

по обеспечению единого порядка документирования и организации работы с документами:

  • оказывает методическую и практическую помощь органам администрации по вопросам документирования, организации работы с официальными документами в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело»;
  • обеспечивает контроль соблюдения единого порядка документирования и организации работы с документами в органах администрации;

по обеспечению управления архивным делом на территории Владивостокского городского округа в области хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока:

  • координирует деятельность органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока по вопросам комплектования, хранения, учета и использования архивных документов и архивных фондов;
  • осуществляет контроль за подготовкой документов администрации, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;
  • организует комплектование (формирование), хранение, учет и использование документов и фондов (архивных фондов), образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности администрации;
  • обеспечивает сохранность и организацию учета документов управления и органов администрации, не являющихся самостоятельными источниками комплектования архивного фонда города Владивостока;
  • осуществляет общее руководство муниципальным казенным учреждением «Архив города Владивостока» (далее – МКУ «Архив города Владивостока»), обеспечивает процесс управления и первичного контроля за его деятельностью;
  • организует применение автоматизированных архивных технологий, внедрение системы автоматизированной архивной деятельности «Архивное дело», реализацию единых принципов информатизации архивного дела;
  • оказывает информационно-методическую и практическую помощь в области архивного дела МКУ «Архив города Владивостока», органам местного самоуправления, иным муниципальным органам, муниципальным учреждениям и предприятиям города Владивостока, а также физическим и юридическим лицам. 

Перечень законов и иных нормативных правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции управления

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
  3. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
  4. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
  5. Приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
  6. Муниципальный правовой акт города Владивостока от 07.03.2006 № 13-МПА «Положение о формировании и содержании муниципального архива Владивостокского городского округа»
  7. Постановление главы города Владивостока от 25.02.2009 № 170 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока»
  8. Постановление администрации города Владивостока от 01.07.2011 № 1800 «Об утверждении Положения об управлении делопроизводства и положений об отделах управления делопроизводства администрации города Владивостока»
  9. Постановление администрации города Владивостока от 21.09.2015 № 9641
    Об утверждении Перечня мероприятий по обеспечению сохранности, учета, комплектования и использования архивных документов по основной деятельности и по личному составу органов местного самоуправления города Владивостока, Владивостокской городской муниципальной избирательной комиссии, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока, общественных организаций города Владивостока на 2016-2018 годы
  10. Постановление администрации города Владивостока от 19.11.2010 № 1397
    Об утверждении регламента предоставления администрацией города Владивостока услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами), за исключением выдачи копий документов, подтверждающих право на владение землей
  11. Постановление администрации г. Владивостока от 19.11.2010 № 1398
    Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»
  12. Постановление администрации г. Владивостока от 04.05.2011 № 1023
    Об утверждении регламента предоставления администрацией города Владивостока услуги «Предоставление документов для научных и иных исследований

Отчетная информация о работе управления с документами в 2015 году

В 2015 году зарегистрированы и направлены в органы администрации города 26 654 письма юридических лиц, обращений и запросов депутатов, требований, представлений, протестов, запросов органов прокуратуры, из них 18 457 документов исполнено органами администрации, 8 197 документов принято к сведению.

По темам поступившие документы распределены следующим образом: 5 314 (20%) – по вопросам соблюдения земельного и жилищного законодательства, 3 005 (11%) – по благоустройству объектов города, 2 921 (10,9%) – по вопросам ЖКХ, 1 743 (6,5%) – по вопросам образования, 1 418 (5%) – по учету и распределению жилой площади, 1 103 (4,1%) – по планированию мероприятий, 915 (3,4%) – по вопросам культуры, 704 (2,6%) – по финансовым вопросам, 690 (2,6%) – по вопросам экологии, 640 (2,4%) – по организационно-хозяйственной деятельности и пр.

В 2015 году издано 11 250 постановлений главы и администрации города Владивостока (что в 2,8 раза больше среднегодового объема издаваемых постановлений), из них: 5 208 (46 %) постановлений по предоставлению гражданам жилья экономического класса (в рамках государственной программы «Жилье российской семье»), 3 160 (28%) – по земельным вопросам, 1 044 (9%) – по жилищным вопросам, 277 (3%) – по вопросам образования, 266 (2%) – по предоставлению жилья молодым семьям (по городской программе «Жилье молодой семье»), 200 (2%) – по вопросам муниципальной собственности.

Непосредственно управлением делопроизводства исполнено 239 запросов физических и юридических лиц на выдачу копий правовых актов.

Услуги

Документы, находящиеся на хранении в управлении

  • При необходимости, для поиска документов пользователям архивной информации могут быть предоставлены оцифрованные описи дел.

Муниципальное казенное учреждение «Архив города Владивостока»

        ДВ-гектар.png  Горячая линия.png линия3.jpg